Entendemos a
digitalização como um processo de conversão dos documentos arquivísticos em
formato digital, que consiste em unidades de dados binários, denominadas de
bits - que são 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary
digit) formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem,
processam, transmitem e armazenam dados. De acordo com a natureza do documento
arquivístico original, diversos dispositivos tecnológicos (hardware) e
programas de computadores (software) serão utilizados para converter em dados
binários o documento original para diferentes formatos digitais. No entanto, o
produto dessa conversão não será igual ao original e não substitui o original
que deve ser preservado. A digitalização, portanto é dirigida ao acesso,
difusão e preservação do acervo documental.
Os objetivos de um trabalho de
digitalização são:
• Contribuir para o amplo acesso e
disseminação dos documentos arquivísticos por meio da Tecnologia da Informação
e Comunicação;
• Permitir o intercâmbio de acervos
documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas;
•
Promover
a difusão e reprodução dos acervos arquivísticos não digitais, em formatos e apresentações diferenciados do
formato original;
• Incrementar a preservação e segurança
dos documentos arquivísticos originais que estão em outros suportes não
digitais, por restringir seu manuseio.
Antes do início do
projeto, pressupõe-se que o tratamento arquivístico dos documentos e a
avaliação e seleção dos conjuntos documentais a serem digitalizados, já tenham
sido desenvolvidos, e que o acervo arquivístico selecionado tenha sido
previamente higienizado, identificado e organizado (arranjo, descrição e
indexação). Visando a doação do acervo em formato digital ao Arquivos Público
do Estado do Espírito Santo é imprescindível a adoção da Norma Brasileira de
Descrição Arquivística (NOBRADE) visando
atender a resolução 28 do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ que dispõe sobre a adoção da NOBRADE pelos órgãos
e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o
Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e
estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de Entidades Custodiadoras de
Acervos Arquivísticos – CODEARQ.
Além disso, a adoção da RESOLUÇÃO Nº
31, do CONARQ que dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de
Documentos Arquivísticos Permanentes visando garantir que o processo de captura
digital da imagem seja realizado com o objetivo de garantir o máximo de
fidelidade entre o representante digital gerado e o documento original, levando
em consideração suas características físicas, estado de conservação e
finalidade de uso do representante digital.
